Warum werden meine Verträge im Self-Service-Portal mehrfach angezeigt?

Systemkontext:
Dieses Verhalten betrifft ausschließlich Kunden, deren Vertragsdaten aus der Dimari stammen. Bei anderen CRM-Systemen können andere Datenmodelle gelten, sodass diese Hinweise ggf. nicht zutreffen.

Wie läuft der Datenimport ab?

• Wir beziehen für das Self-Service-Portal Kunden- und Vertragsdaten aus der CRM-Datenbank von Dimari.

• Dabei lesen wir alle gebuchten Produkte und Subprodukte ein.

• Jedes Produkt oder Subprodukt wird durch einen sogenannten external_identifier eindeutig gekennzeichnet

• Bisher wurden vor jedem Import alle Vertragsdaten gelöscht und komplett neu eingelesen. (bis Juni 2025)

• NEU: Jetzt haben wir auf eine aktualisierende Datenübernahme umgestellt:

  • Vorhandene Daten werden geprüft und nur geändert, wenn sich etwas geändert hat.

  • Der external_identifier hilft dabei zu erkennen, ob ein Produkt bereits bekannt ist.

Warum erscheinen trotzdem doppelte Einträge?

Mehrfach angezeigte Verträge oder einzelne Contractlines (also Positionen innerhalb eines Vertrags) können entstehen, wenn:

• Produkte in der Importdatei eine andere externe ID haben als bisher gespeichert.
  → Das System erkennt sie als „neu“ und legt sie zusätzlich an.

• Historische Daten früher keine external_identifier hatten oder mit einem anderen Wert eingetragen waren.
  → Nach der Umstellung werden dieselben Produkte eventuell nochmals importiert, diesmal jedoch mit externer Kennung.

• Bei Subprodukten kleine Unterschiede in der external ID bestehen (z. B. unterschiedliche Schreibweisen, führende Nullen, zusätzliche Zeichen).

Dadurch kann es passieren, dass das gleiche Produkt oder Subprodukt mehrmals als separate Contractline erscheint.

Wie wird das Problem behoben?

Findet der Kunde doppelte Verträge oder Services, sollte eine Meldung an unseren Support erfolgen. Wir prüfen dann, wie die importierten Daten aussehen (z. B. ob tatsächlich mehrere Einträge übergeben werden oder ob sie technisch wieder auf denselben Datensatz laufen) und ergreifen anschließend geeignete Schritte.